手作業による煩雑な業務がすべてデジタルに。タッチパネルで直感的に操作できるのが魅力

長野県の南側、上伊那郡南箕輪村に位置するお弁当屋「まりんべんとう」。

従業員は70人、そのうち配達員は30人。顧客は9割が企業、1割が個人宅で、1日約3000個ものお弁当配達をこなす。素朴でやさしいお弁当が魅力の、地域にとってなくてはならないお弁当屋さんです。

今回は、Cludeliを導入されたまりんべんとうさんにインタビューを実施。導入の背景や、導入後の効果、今後の展望をお聞きしました。

お伺いしたのは…

まりんべんとう　小澤健社長

紙による手作業で従業員の負担大

Q.Cloudeli導入前の一日の業務の流れを教えてください。また、業務で感じていた課題についても教えてください。

一日の流れは以下の通りです。


①電話またはFAXで注文を受け、紙にメモ 
②メモをもとに以前まで使用していた配送管理システムに入力。製造および配達の準備
③配達員さんが印刷された配達票をもとに配達
④配達後、配達票をもとにパソコンで売上の打ち込み作業

紙ベースで注文管理をしていたため、電話内容をメモしたり、パソコンで打ち込んだり、印刷してそれをメモしたりなど、何度も手作業をする工程があることが長年の課題でした。それゆえに、どれだけ注意していてもミスが発生することがあって。

お客様先に配達するときは余分にお弁当を準備しているものの、それでも足りない場合は、ほかの配達員と連携しながら、なんとか配達しなければなりません。

紙ベースの業務フローによって、従業員の負担が増えている状況でした。

当初の悩みだけでなく、全体の業務フローをまるごと解決

Q. IT化を進めたきっかけを教えてください。

2019年の夏、世間的にもDXが加速し、電子帳簿などが制度化される中、このまま紙に頼っている状態ではいけないと思いましたね。そこでまず、配達票を手入力して売上を打ち込んで、月末に請求書を作成していた入力作業を、スキャンで短縮できないかと考えました。この入力作業を短縮できれば、1日で1人あたり2時間以上の削減ができるからです。そこで、Cloudeli導入前に利用していたシステムの開発会社に相談。しかし「すぐには着手できない」と難色を示されてしまいました。いくつかの会社に相談したものの、似たような返事でしたね。そこで紹介されたのが、アークネクト※さんでした。

※Cloudeliの開発元企業

Q.アークネクトに相談したときの印象を教えてください。

アークネクトは、ポンポンと『こんな解決策はいかがですか』と提案してくれました。スピード感があって、ありがたかったですね。悩みを話していくうちに、当初考えていたスキャンの作業以外に、注文時から配達、請求までの全体の業務フローにまで踏み込んでくれて。一部だけをIT化するつもりが、全体を解決するシステム「Cloudeli」を作ってくださったんです。非常に助かりました。

直感的な操作が可能で、分かりやすい

Q.2021年11月から「Cloudeli」への段階的な移行が開始されていましたが、従業員の声はいかがでしたか？

タブレット上でタッチして操作できるため、直感的に理解することができます。事務の女性社員さんたちもすぐに『大体分かったよ』と言って、実際に動かしていました。従来使っていたシステムよりも簡単で、作業しやすいです。また、メモで手書きで追記された文字が読みにくい問題も解消され、ミスが少なくなっているとのことでした。

正直、僕はITについて素人で、課題を課題として認識していなかったことも多いのですが、アークネクトさんは普段のやりとりから課題を見つけ出し、その解決策を提案してくださるので、すごく助かっていますね。

▲Cloudeli配送システムのイメージ図

これからの時代を生き残っていくためにも、IT化は不可欠

Q.更なるIT化推進の構想がもしあれば教えてください。

事務作業が減ることで、事務員がゆとりを持って働くことができる上、もしものときに製造や配達のヘルプに入っても、残業時間を減らすことにつながります。今後はCloudeliで削減した時間で、従業員の働き方改革を進めていきたいですね。

今回、Cloudeliを導入したことで、業務のIT化に一歩踏み出すことができました。今では、WEBで注文している顧客に対して新メニューを紹介する方法は無いかなど、さまざまな構想を膨らませています。今後、紙がゼロになる日も近いのではないでしょうか。

Q.最後にCloudeliの導入を検討しているお弁当屋さんへメッセージをお願いします。

コロナ禍の影響もあって、企業としてもIT化の推進が不可欠な時代が到来しています。まだ長野県ではIT化のスピードは遅いですが、近年は自然豊かな土地を求めて、工場の移転や移住者が増えています。地方の企業であっても、ITへの対応が迫られていると感じますね。

私たちと同じように、紙がいっぱいで悩んでいるお弁当屋さんは多いと思います。長野県の自然豊かな場所でもできるんだから、皆さんのお店でもきっと導入できるはずです。ぜひ一度、Cloudeliを検討してみてはいかがでしょうか。